2020.Jul | WORK-働く

【新入社員の学習必須項目①】「ビジネスマナー」を知ろう!

外国人留学生の就職活動
新入社員として入社すると「ビジネスマナー」研修をする会社が多くあります。しかし、日本人と同じスピードで研修を受け、ついていくのは大変ですし、あまり新卒社員を採用しない会社は研修自体がないこともあります。就職が決まったら、先に読んでおくと安心して入社当日を迎えられます。覚えるためには何度も読むことが大切です。では見ていきましょう!

1、ビジネスに適した服装

ビジネスマナー1の「服装」では以下のことが大切です。

■制服がある場合
制服がある場合は、決められた着方を守り、常に清潔にしていることが大切です。
ルーズに着たり、制服以外に身に付けてはいけないものを付けてはいけません。

■男性
基本的にはスーツを着ることが多いと思います。
スーツは基本的には黒・紺・グレーなど、派手ではないものを始めは選ぶと良いでしょう。
業界によっては、おしゃれに着飾る必要があれば、随時変えていきましょう。
ベーシックなスーツに合わせる場合は、シャツも色柄物は避け、ネクタイもスーツ・シャツに合わせましょう。
夏になると、クールビズといって、ジャケット・ネクタイをしない習慣も日本では浸透してきているので、会社のルールに合わせます。
靴も新入社員できちんとスーツを着ている間は黒の革靴がベストでしょう。その際は靴下もくるぶしソックスやスポーツソックスなどではなく、ビジネスソックスを選びます。裸足で革靴はビジネスでは基本はNGです。

■女性
女性もスーツを着るときは、男性と基準は同じです。
しかし、女性はオフィスカジュアルと呼ばれるスーツまではいかないが、きちんとした印象を与える服装、をしている人が多いです。
その場合の注意点は、ラフすぎる格好はしない。例えば一般的にはジーンズにTシャツといった格好は特定の仕事や業界を除いてはNGでしょう。
過度な露出をしないことも大切です。短すぎるスカート、胸元が大きく開いた服などは避けた方が良いでしょう。

■持ち物
かばんは基本的には持ち歩きましょう。手ぶら、というのはNGです。
時計もしましょう。

いずれにしても、大切なことはTPOです。
TPOとは、Time(時間)、Place(場所)、Occasion・Opportunity(場合)です。
TPOに合わせて服装を選ぶことができるのがビジネスマナーです。
職種や業界によって、服装の傾向があり、それぞれ違います。
また、社内にいることが多い人は社内の雰囲気に、社外にいることが多い人はその相手先の雰囲気に、合わせるのが良いでしょう。
それだと個性がない、日本人はみな同じ、と思われるかもしれませんが、服装などは気にしない、要は能力なのだ、という考えは日本ではあまり一般的ではないのが実情なのです。

2、日常生活で気を付けたいこと

ビジネスマナー2「日常生活」では以下がポイントです。

■挨拶
挨拶は基本中の基本です。社内でも社外でも必要です。
「おはようございます。」「お疲れ様です。」「お世話になっております。」「お先に失礼します。」「休憩いただきます。」など、積極的に挨拶をしましょう。

■コミュニケーション
同じ会社の人でも、取引先の方でもコミュニケーションはとても重要です。
何も話さないと何も考えていないのかな、と思われてしまいます。
日本語が難しくても、一生懸命伝えようとすれば、相手も分からない日本語を教えてくれるでしょう。
しかし、過度なコミュニケーションはNGです。相手が忙しそうにしているのに話しかけたり、相手の話を聞かずに一方的に話したり、業務と関係ないことをずっとおしゃべりしたり、ということはよくありません。

■ほうれんそう
日本ではよく新人研修で「ほうれんそう」を学びます。野菜のほうれん草に見立てた言葉で「報連相」です。
ほう:報告/れん:連絡/そう:相談 です。

【ほう】:なんでも必ず報告しましょう。言わなくていいと思った、と自分で判断せずにまずは全部上司の方などに報告しましょう。
【れん】:人にお願いをしたい場合などは必ず事前に連絡しましょう。また、会社では提出資料ややらなければならないことが多くあります。多くの場合期日があります。かならず期日までに連絡が必要です。
【そう】:勝手な判断はやめましょう。基本的には相談を必ずしましょう。誰に相談すればいいか分からないときは、誰に相談すればよいか、を相談します。また、調べればわかること、何度も教えてもらっていることを聞くのは相談ではありません。それは自分でやるべきことです。

■勝手な判断をしない
日本では、報連相が徹底しているため、あまり、勝手に決めて勝手に動く、ことを良しとしません。
もちろん会社の方針にはよりますが、特に新人の時、金額や契約に関わることは、自分の考えで相談せずに動くことはやめた方がいいでしょう。

■言葉使い
ビジネスの場では基本的には敬語を使います。
同じ年に新卒で入社した仲間の事を同期と言います。同期に対しては敬語は使わないことがほどんどですが、それ以外では年齢などは関係ありません。日本では入社年次が先輩・後輩を決めます。年齢が下でも先輩であれば敬語を使います。ただ、後輩でも年齢が大きく離れている場合は敬語を使う事が多いでしょう。

■お休みを取る時や遅刻するとき
お休みを取る時や遅刻をするときは必ず事前に連絡を入れましょう。時間が過ぎてから連絡をするのは絶対にNGです。また、その場合の対応は会社の規定に従って行いましょう。

■わからないことがあるとき
相手の時間を気にせずに、聞いてはいけません。
「すみません、ただいまお時間よろしいですか?」
「〇〇について、わからないことがあるので教えて頂けますか?」
と、聞きましょう。
「〇〇って〇〇ですか?」など、突然聞いてはいけません。

■仕事外でのコミュニケーション
日本では、仕事の後に食事に行ったり、呑みに行ったりする習慣があります。
また、休日にも集まったりすることもあります。
必ず参加しなければならないわけではありませんが、もし誘われてもいかない場合でも「ありがとうございます。でも今日は用事があるので、すみません。」や「ありがとうございます。今回は遠慮しておきます。」など丁寧に断りましょう。
しかし、新年会や歓送迎会など、半分仕事に関係するような食事会などは参加したほうが良いでしょう。
その際に、お酒や特定の食材が食べられない場合は事前に言っておきましょう。

3、社内でのマナー

ビジネスマナー3は社内でのポイントです。

■電話応対
新入社員として会社に入ると、最初の仕事として多くの企業で共通するのが「電話応対」です。
日本語でビジネスの電話を取るのは不安かもしれません。最初はうまく聞き取れないかもしれません。
聞き取れない場合は、そのまま聞き流さず、聞き直しましょう。何度聞いてもうまく理解できない場合はどなたかに電話を替わってもらいましょう。
電話を取る時のポイントは、「相手の名前・会社」「だれあての電話か」「用件はなにか」をきちんと聞きます。
電話をかける時のポイントは「自分の名前・会社」「だれあての電話か」「用件はなにか」をきちんと伝えます。
メモを残すときは、上記の項目に加えて、「電話をとった日時」「自分の名前」を記載しましょう。
また、すぐに対応が必要な時はメモだけでなく電話やメールを利用しましょう。

■お茶出し
社内にお客様がいらっしゃったときにお茶やお水を出す機会があるでしょう。
注意点は下記の通りです。
お茶は1人分でもお盆にのせて運ぶ
お茶の温度は適温に。熱湯をそのまま使って熱いまま渡さない
季節に応じ、夏には冷たいお茶などを用意する
お茶を出すときは横から。テーブルをまたいで渡したりすることのないように

また、外出先でお茶を出された際には、「いただきます」と言って、きちんと頂くと良いでしょう。
その際、相手のお話中に飲んだりしないように、飲むタイミングには気を付けましょう。

■会社の機材
会社から貸し出されているパソコンや社用携帯は大切に扱いましょう。
また、その他の会社の備品、机やいす、などに関してもきれいに清潔にしておきましょう。
机の上は常に整理整頓されていなければなりません。
会社の備品や機材を壊すと、責任を問われる場合がありますので、慎重に使いましょう。

■会社の情報
会社の情報を漏えいしない事、という誓約書を入社時にサインするかと思います。
そして、どの会社でも就業規則などで、会社の情報に関する項目があります。
会社の情報は会社の資産・財産です。
ちょっと、同僚に会話のつもりで外で話しただけ、家族だからと話してしまった、もNGです。
どこでどのように聞かれているかわかりません。
会社を出たらお客様の話や業務の話は避けた方が良いでしょう。
また、退職した後も、会社情報の漏えいはしてはいけません。

■役職の順番
役職の順番ですが、上から、
代表取締役社長、取締役、部長、係長、課長、リーダーなどとあります。
役職名や順番は企業により異なりますので、相手にメールなどを送る時は、名刺に書かれた役職名を間違いなく書きましょう。同じ社長でも、代表取締役や代表取締役社長、CEO、などと名称が異なる場合があります。

4、社外でのマナー

お客様先や取引先へ訪問する際もマナーがあります。
■訪問時間について
訪問時間についてですが、もし13時に約束をしているのであれば、12:55頃に伺うのが良いでしょう。
お忙しくて、予定が詰まっている相手であれば、2・3分前に呼び出しでもよいでしょう。
10分以上早くついてしまうのはよくありません。相手にも都合があり、準備が出来ていないと迷惑になるからです。
また、当たり前ですが、時間を過ぎてしまうのは絶対にだめです。
もし、万が一過ぎてしまう場合は、電話で遅れる旨を必ず伝えましょう。

■受付の呼び出し方
到着したら、受付がある場合は受付をしましょう。大きなビルでは、ビルの受付の方がいて、その後エレベーターで上階へ行かなければならないこともあるので、時間には余裕を持ちましょう。
多くの会社はオフィスの扉の前に受付用の電話があります。
受付番号が書かれていると思いますので、そこで受付をしましょう。
「株式会社〇〇の〇〇と申します。13時から、〇〇部の〇〇様とお約束を頂いています。」
と言います。
決して勝手に入って来たり、勝手にドアを開けたりしないようにしましょう。
もし、受付電話もインターホンもない場合はノックして「失礼します。」と言って入りましょう。

■訪問先で社員の人とすれ違ったら
訪問先で社員の方などに会った時は必ず挨拶をしましょう。
「こんにちは。」とあいさつするのがよいでしょう。