【新入社員の学習必須項目➁】「ビジネスメール」を知ろう!

2020.7.16最終更新
日本のビジネスメール
ビジネスマナーと並んで、新入社員が入社して最初に学ぶことは何でしょうか?それはビジネスメールです。メールは日常生活で使うことも多いかと思いますが、ビジネスメールを使い始めると難しい、と感じる人も多いです。独特の言い回しやルールがあるからでしょう。ここでしっかりと勉強しましょう!

1、メールの書き方

具体的なビジネスメールを例を見て学んでいきましょう。

①宛名
株式会社フレッシュタウン
aiai事業部
部長 田中 花子様

→ 会社名・事業部名・役職・名前の順に書きます。

➁挨拶
いつもお世話になっております。
株式会社aiai webの山田太郎でございます。

→ 社名と名前を名乗ります。文書で使うような、「梅雨の候、貴殿におかれましてはご清栄のこととお慶び申し上げます。」のような長い挨拶は不要です。

➂用件
本日は、2件、お打ち合わせの件と資料の件でご連絡させて頂きました。
1、お打ち合わせに関しまして
下記日程ご都合はいかがでしょうか。

8/1(月)14:00~15:00
8/2(火)10:00~11:00
8/3(水)13:00~14:00

ご都合の宜しい日程がございましたら、お伺いいたします。
その他の日程もご要望ございましたら仰って下さい。

2、資料に関しまして
先日ご要望頂いていた資料をお送り致します。
添付ファイルをご確認下さい。

→用件は簡潔に結論から書きましょう。分かりやすいように番号をふったり、箇条書きにするのも効果的です。

➃締めの挨拶
お忙しいところ恐縮ですが、ご検討お願い致します。
今後ともよろしくお願いいたします。

⑤署名
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
株式会社aiai web
web事業部 山田太郎(Taro Yamada)
〒〇〇〇ー〇〇〇〇
東京都・・・・・
TEL:03-‥‥
携帯番号:080-‥‥
FAX:03-‥‥
メールアドレス:[email protected]‥‥
会社HP:www://‥‥
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

→ 署名には基本情報を載せておきましょう。また、返信の際にも基本的には署名が付く様にしましょう。

⑥件名
1、「お打ち合わせの日程に関しまして」
2、「株式会社aiai webの山田です。」
3、「お世話になっております。」

どれがいいでしょうか。1番です。
件名だけを見ても用件がわかるようにしましょう。2番と3番では重要なメールなのか後で読めばいいメールなのか分からないでしょう。

2、ビジネスメール作成における細かい注意点

2-1、相手が複数人いる場合の宛名

お客様先に訪問した際に、相手が3人いて、訪問の御礼メールを送るときはどうするのが良いでしょうか。
正解は、3名を役職順に並べて書きます。もし役職が分からない場合は、五十音順や、席順に並べても良いでしょう。その案件への関わり度が分かる場合は高い順に書きます。

2-2、to cc bccの使い方

それぞれの違いはわかりますか。

TO:その人に送ります。
CC:TOの人がメインですが、CCの人にも見ておいて欲しいときに送ります。
BCC:送られた人以外は他の人の宛先がわかりません。

お客様先に訪問した際に自分の上司も同行した際は、基本的にはメールのやりとりの中にはずっとCCに上司も入れておきます。また、相手のメールで、CCに相手の関係者が入っている場合も、必ず全員に返信、を押して、CCから外さないようにしましょう。
BCCは、同じ情報などを一斉に多くの人に送りたい時などに使います。他の人にはメールアドレスは開示されません。TOには自分や自分の関係者を入れて、このメールはBCC宛名にて送っています、など説明を一言入れると良いでしょう。

2-3、添付ファイルについて

添付ファイルは基本的には2MBまでの大きさです。それ以上だとデータが重すぎで、相手にも迷惑がかかります。
もしそれ以上の大きさになってしまう場合はメールを複数回にして送るか、インターネット上にファイルを上げられるサービスを利用しましょう。
また、情報漏えいなどが心配される添付ファイルに関してはパスワードをかけましょう。パスワードは別のメールでお知らせしましょう。
添付ファイルにはしっかりと名前を付けて、メール本文にも何を添付ファイルとして送っているのか、記載しましょう。

2-4、その他の注意事項

メールを送る前に必ず、読み返しましょう!誤字脱字は厳禁です。よくある間違いとしては、

・宛先アドレスが間違っている
・相手のお名前や会社名の漢字が間違っている
・誤字脱字がある
・件名が抜けている
・添付資料が抜けている
・文章がわかりにくい

などが上げられます。読み返すことで改善できますので、必ず読み返してから送りましょう。日本語で不安な部分がある場合は、上司や同僚の方にチェックしてもらうと良いでしょう。

ビジネスマナーを知ろう!も是非ご覧ください!